Как выбрать event-агентство для мероприятия

Организация мероприятия - часто сложный процесс. Цель - организовать лучшее мероприятие, не выходя за рамки бюджета. Есть множество деталей, больших и малых, которые могут существенно повлиять на качество вашего мероприятия. Зачастую попытка создать грандиозную вечеринку самостоятельно заканчивается провалом в связи недостатком знаний, времени и недостатка планирования. Правильная организация может превратить мероприятие из хорошего в отличное. С другой стороны, плохая организация может превратить хорошую идею в провал. Лучше довериться профессионалам и заказать услуги event-агенства slupsky.

Определение целей

При поиске ивент-агентства важно не запутаться в своих желаниях. Предлагать будут много вариантов, что может перевернуть все с ног на голову. Перегрузка выбора означает, что чем больше у вас вариантов, тем сложнее сузить их круг. Выбирайте тех специалистов, которые смогут предложить адекватное количество вариантов мероприятия, каждый из которых будет строго соответствовать вашей цели.

Как вести переговоры

Искать агентство развлечений нужно заранее. Формулируйте ваш запрос кратко. Когда вы обращаетесь в первый раз, ограничьтесь необходимой информацией:

Характер мероприятия (вечеринка для друзей или бизнес-мероприятие)

Цель

Численность гостей

Дата

Бюджет

Будьте готовы к вероятным отказам, это не должно портить настроение вам и сотрудникам агентства. Лучше сразу получить честный отказ, чем настоять и быть разочарованным в качестве услуг.

Возможные ловушки

Недооценка затрат - один из вариантов провалить праздник. Если цена на услуги кажется вам завышенной, запросите детальный расчет затрат. Вам обязательно скажут, сколько обходятся декорации, услуги артистов и/или диджея, аренда помещения и прочее. Будьте готовы к дополнительным расходам. Не полагайтесь на цены из гугла, точный прайс на стоимость чьей-либо работы можно узнать только в процессе диалога и четко ставя задачи.

Заключение договора и предоплата

Любое серьезное ивент-агентство заключает письменный договор со своими клиентами. В нем будут отображены все ключевые моменты проводимого мероприятия, список обязательств и прав обеих сторон, а так же пункты стоимости услуг и разрешения споров. Не стесняйтесь читать договор и при необходимости согласовывать и вносить в него правки до подписания. Вносите предоплату согласно договору (обычно коло 50%) и обязательно возьмите чек. Остаток платежа обычно вносится, когда работа агентства развлечений на вашем мероприятии окончена.